Gmail đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của rất nhiều người, nhưng cũng chính vì thế mà Gmail thường xuyên rơi vào trạng thái hết dung lượng. Việc dọn hòm thư bằng cách xóa từng email rác thật sự rất mất thời gian, thay vào đó anh em có thể dọn thư mục bằng những thao tác cực đơn giản dưới đây.
Cách Dọn Dẹp Email Nhanh Gọn
Điều đầu tiên là anh em cần biết Gmail của mình còn lại bao nhiêu dung lượng chưa sử dụng. Kéo xuống cuối trang Gmail và anh em có thể thấy mình đã sử dụng bao nhiêu trong tổng số dung lượng được cung cấp cho toàn bộ dữ liệu. Nếu như đã đăng ký Google One thì trang bộ nhớ của Google sẽ chia ra dung lượng được sử dụng cho các mục Gmail, Photo và Drive. Khi đã biết Gmail chiếm bao nhiêu % dung lượng đã sử dụng (thường là nhiều nhất), chúng ta bắt đầu dọn dẹp hòm thư.
Xóa toàn bộ email cũ (Trước một ngày cụ thể)
Nếu bạn muốn xóa toàn bộ email cũ trong Gmail để dọn dẹp hộp thư, hãy làm theo các bước sau. Cách này giúp bạn nhanh chóng lọc và xóa email trước một ngày cụ thể.
- Bước 1: Mở Gmail trên trình duyệt.
- Bước 2: Nhập một trong các lệnh sau vào thanh tìm kiếm:
- older_than:1y → Tìm email cũ hơn 1 năm.
- older_than:6m → Tìm email cũ hơn 6 tháng.
- before:2023-01-01 → Tìm email trước ngày 01/01/2023.
- Bước 3: Nhấn Enter để lọc email.
- Bước 4: Nhấn vào dòng "Chọn tất cả hội thoại phù hợp với tìm kiếm này".
- Bước 5: Nhấn Delete để xóa toàn bộ.
- Bước 6: Vào Trash (Thùng rác) → Nhấn Empty Trash now để xóa vĩnh viễn.
Xóa thư rác và email quảng cáo
Email rác và quảng cáo có thể chiếm nhiều dung lượng trong Gmail. Hãy làm theo các bước sau để xóa chúng nhanh chóng.
- Bước 1: Mở Gmail, vào thư mục Spam.
- Bước 2: Nhấn "Delete all spam messages now" để xóa toàn bộ.
- Bước 3: Mở thư mục Promotions (Quảng cáo).
- Bước 4: Nhấn vào ô vuông trên cùng để chọn tất cả.
- Bước 5: Nhấn Delete để xóa toàn bộ email quảng cáo.
- Bước 6: Vào Trash và dọn sạch thùng rác.
Xóa email có dung lượng lớn để giải phóng bộ nhớ
- Bước 1: Nhập vào thanh tìm kiếm:
- has:attachment larger:10MB → Tìm email có tệp đính kèm trên 10MB.
- has:attachment larger:5MB → Tìm email trên 5MB.
- Bước 2: Chọn email không cần thiết → Nhấn Delete.
- Bước 3: Vào Trash và xóa vĩnh viễn.
Xóa email theo người gửi hoặc từ khóa cụ thể
- Bước 1: Nhập vào thanh tìm kiếm:
- from:facebook.com → Xóa email từ Facebook.
- from:no-reply@tiktok.com → Xóa email từ TikTok.
- subject:Xác nhận đơn hàng → Tìm email có tiêu đề "Xác nhận đơn hàng".
- Bước 2: Nhấn Enter để lọc email.
- Bước 3: Chọn tất cả → Nhấn Delete.
- Bước 4: Dọn sạch thùng rác.
Xóa toàn bộ email trong một danh mục cụ thể
- Bước 1: Vào Gmail, chọn danh mục:
- Social → Email từ mạng xã hội.
- Promotions → Email quảng cáo.
- Updates → Email cập nhật, hóa đơn.
- Bước 2: Nhấn vào ô vuông trên cùng để chọn tất cả email.
- Bước 3: Nhấn vào dòng "Chọn tất cả hội thoại trong danh mục này".
- Bước 4: Nhấn Delete để xóa toàn bộ.
- Bước 5: Vào Trash và xóa vĩnh viễn.
Dọn sạch Thùng rác để giải phóng dung lượng Gmail
- Bước 1: Mở Gmail, vào thư mục Trash (Thùng rác).
- Bước 2: Nhấn "Empty Trash now" để xóa vĩnh viễn toàn bộ email.
Cách Lọc Email Hiệu Quả
Anh em vẫn thường nhập từ khóa vào thanh search của Gmail để tìm email mà mình cần? Đó là một cách, nhưng Gmail còn cung cấp nhiều công cụ hữu hiệu hơn nhiều với thanh tìm kiếm của mình. Anh em có thể sử dụng công cụ này để tìm kiếm mọi thứ trong hòm thư và loại bỏ những email không cần thiết.
Dưới đây là một số lệnh cần thiết để anh tìm kiếm email tùy vào từng trường hợp:
- before:1/7/2022 – Lệnh này giúp tìm kiếm mọi email được gửi trước ngày 1/7/2022
- old_than:2m – Lệnh này hiển thị tất cả email được gửi hơn 2 tháng. Anh em cũng có thể thay ký tự “m” cho “y” (năm) hoặc “d” (ngày) để khoanh vùng mốc thời gian mà mình mong muốn. Đồng thời, lệnh new_than cũng có thể được sử dụng cho các email gửi trước một mốc thời gian nào đó.
- has:attachment – Tất cả những email có file đính kèm
- filename:pdf – Tất cả những email có file DPF
- size: hoặc larger: - Cả 2 lệnh này đều dùng để tìm kiếm những email có dung lượng lớn hơn số lượng byte/megabyte nào đó. Ví dụ lệnh larger:15M sẽ cho ra kết quả là những email có dung lượng lớn hơn 15MB
- smaller: - Ngược lại, lệnh này dùng để tìm kiếm những email có dung lượng nhỏ hơn một lượng byte/megabyte nào đó
- from:TNC - Tất cả những email được gửi từ TNC Store
- is:important – Tất cả những email được đánh dấu là quan trọng
Tổng Kết
Hy vọng rằng những tip trên đây sẽ giúp anh em quản lý hòm thư của mình một cách hiệu quả hơn. Tối ưu những công cụ quản lý mail sẽ giúp công việc của anh em trở nên dễ dàng hơn rất nhiều!
